JOHNS HOPKINS BLOOMBERG SCHOOL OF PUBLIC HEALTH
Center for Communication Programs / Breakthrough ACTION
www.breakthroughactionandresearch.org
Titre du poste : Responsable d’Administration/ Office Manager
Superviseur hiérarchique: Principal Conseiller technique du CSC
Superviseur matriciel : Régional Finance Director
Lieu d’affectation : Conakry, Guinée
Nature et type du contrat : CDD, personnel local
Horaires de travail : De 08h00-17h00 du lundi au Vendredi avec 1 heure de pause
Responsabilité de supervision : indirectement les techniciens de surface et les chauffeurs
- CONTEXTE & JUSTIFICATION
Le Centre des Programmes de Communication de l’Université Johns Hopkins est un leader reconnu dans le domaine de la communication pour la santé avec cinq domaines-clés d’expertise à savoir :
- Le Changement Social de Comportement (CSC),
- La Recherche et Évaluation
- La Gestion de l’information
- La Formation et le renforcement de capacités
- Le Plaidoyer stratégique
La vision de CCP/JHU est celle d’un monde où la communication permet de sauver des vies humaines, d’améliorer la santé des populations ainsi que leur bien-être. CCP est fondé sur la conviction que le changement social et comportemental est essentiel pour résoudre les problèmes de santé les plus pressants au monde. Notre mission est d’inspirer et de responsabiliser les gens dans le monde entier pour qu’ils fassent des choix sains pour eux-mêmes et leurs familles. CCP mettra en œuvre le projet Breakthrough-ACTION qui utilisera des outils de pointe basés sur des preuves pour encourager les populations des pays en développement à adopter des comportements sains. Une grande partie du travail mobilisera le pouvoir de la communication, les campagnes médiatiques, les messages radiophoniques et télévisés, les affiches simples pour susciter un changement durable. Le projet tirera également parti d’autres approches de sciences comportementales telles que l’économie comportementale et la conception centrée sur l’humain pour améliorer les programmes.
En Guinée, Breakthrough Action travaillera sur deux 2 composantes essentielles à savoir la composante santé intégrée avec un focus sur le paludisme, la PF/Santé de la reproduction, la santé maternelle néonatale et infantile et la composante de l’agenda mondial de la sécurité sanitaire qui traitera les questions de maladies émergentes à potentiel épidémique dans le contexte « Une Seule Santé ».
- RESUME DU POSTE
Le projet Breakthrough Action Guinée (BA-Guinée) financé par l’USAID recherche un (e) Responsable d’Administration/Gestionnaire pour son bureau basé à Conakry. Cette personne sera responsable du bon fonctionnement des aspects administratifs et des relations inter staffs locaux.
Sous la supervision directe du Principal Conseiller technique du CSC, le gestionnaire de bureau est responsable de la de la mise en œuvre et du suivi des tâches administratives du projet. Cette personne assurera la collecte, le traitement et la gestion administrative des dossiers individuels des employés locaux dans le strict respect de la loi de travail en Guinée et aussi des procédures de CCP. Elle contribuera au développement et au processus de la stratégie d’approvisionnement organisationnelle du projet et assurera l’approvisionnement en biens et services pour les besoins du projet dans le strict respect du manuel opérationnel standard et des règles de passation de marché.
Sans s’y limiter le/la Responsable administratif (ve) ou gestionnaire de bureau, sera responsable du suivi et de la mise en œuvre des tâches ci-après :
- FONCTIONS CLEES :
Administration
- Maintenir le cadre du travail assaini en relation avec les techniciens de surface ;
- Préparer et soumettre pour approbation les demandes d’achat de biens et services pour des produits d’entretien, d’hygiène, et de maintenance du bureau;
- Suivre l’administration des contrats de bail du bureau et d’autres appartements occasionnels ;
- Superviser les préparatifs de modulation des salles de réunion ou de conférence et s’assurer de l’existence et de la fonctionnalité de tous les équipements ;
- Tenir un registre de gestion des matériels et mobiliers du bureau. Ce registre enregistra tous les matériels et équipements affectés au personnel pour des besoins de service. Les affectataires assureront la garde, le bon usage et restitueront à la fin de leur mission/contrat ;
- En relation avec les services de maintenance, assurer l’entretien général des matériels et mobiliers ;
- Comme point focal de sécurité et en collaboration avec le service de sécurité, assurer la supervision et la surveillance du bureau. Cette surveillance consistera à la délivrance des badges d’accès de sécurité à des personnes ayant droit en l’occurrence le personnel local, les missionnaires étrangers au bureau pendant les jours et heures de service. L’accès des visiteurs au bureau est conditionné à un rendez-vous dont les noms sont inscrits dans le registre tenu à cet effet. La personne recevant la visite est tenue de raccompagner le visiteur à la sortie ;
- Assurer les réservations d’hôtel à Conakry pour les missionnaires étrangers, les consultants indépendants et les partenaires du projet, et à l’intérieur du pays ;
- Veiller aux heures de check in et check out ;
- Coordonner avec les missionnaires pour toutes les demandes administratives relatives à la demande, paiement et obtention de visas. Ceci consistera à mettre en place un tracker incluant les points focaux répondant dans les ambassades et consulats à Conakry ;
- Créer un répertoire d’agences de voyage et obtenir des billets de voyage pour missionnaires dans des meilleures conditions de concurrence ;
- Participer aux différentes réunions internes et réunions officielles et élaborer et ou revoir les Procès-Verbaux (PV) ;
- Assurer l’archivage des notes et PV des réunions ;
- Coordonner de façon périodique les inventaires des matériels et mobiliers du bureau et tenir un registre d’inventaire ;
- Préparer et soumettre des drafts et lettres de correspondance pour approbation ;
- Préparer des notes de service pour le bon fonctionnement des services à l’attention des superviseurs ;
- Préparer des ordres de mission pour tous les voyageurs et en assurer au retour l’archivage ;
- La réception, l’enregistrement et la transmission des courriers.
Ressources humaines
- Suivre le processus du recrutement du personnel. Ce suivi implique la revue des JD, la publication, la réception des candidatures, la pondération, et le contact des candidats ;
- Soumettre et suivre au siège les drafts des contrats du personnel local ;
- Assurer la liaison avec les services de l’emploi en République de Guinée ;
- Assurer la gestion des dossiers individuels du personnel. Cela implique la collecte des informations personnelles notamment les pièces administratives d’état civil, et d’autres services rattachés ;
- Comme point focal, suivre la gestion administrative de l’assurance santé du personnel. Cela implique l’intégration des nouveaux assurés et ayant droits, les modifications du contrat, la soumission des demandes de remboursement du personnel, et la soumission des demandes de paiement de l’assurance au service des finances ;
- En collaboration avec les RH du siège, et des conseillers juridiques locaux, élaborer et mettre à jour au besoin le manuel RH en tenant compte des lois, règles et pratiques locales ;
- Tenir un fichier de suivi du mouvement du personnel (absences pour congés annuel, de maladie, de compensation…) et en produire un rapport mensuel ;
- Suivre la soumission dans le temps de tous les timesheet, vérifier l’exactitude et archiver.
Procurrement
- Recevoir et traiter les demandes d’achat de biens et de services. Cela inclut, les demandes de cotation, les demandes de proposition, les réservations d’hôtel et de billets de voyage ;
- En relation avec les services de publication, faire publier des avis de recrutement, des avis d’appel d’offres et de manifestation d’intérêt ;
- Collecter et assembler toutes les réponses aux différents avis et élaborer des drafts de grille d’évaluation à l’attention des comités constitués ;
- Convier les comités de sélection à des fins d’évaluation des offres et en assurer le secrétariat et l’élaboration du mémorandum de sélection ;
- Préparer et soumettre pour approbation les bons de commande ;
- Préparer les dratfs de contrats de fournisseurs, de bureaux d’étude, de cabinets et de contrats pour consultants indépendants ;
- Suivre l’administration des contrats des services d’informatique, d’internet et de location de véhicule ;
- Assurer les relations avec les prestataires dans l’exécution des livraisons et services commandés. Ceci inclut leur orientation, la réception et la transmission des livrables, la réception et transmission des Bons A tirer BAT pour des services d’impression impliquant le respect strict du branding ;
- Soumettre toutes les demandes de paiement au service de finance. Ces demandes de paiement devront comporter toutes les pièces requises et répondre à toutes les exigences ;
- Tenir un procurrement tracker et le mettre à jour au jour le jour pour en situer toutes les sollicitations et les dossiers clos ;
- Créer / mettre à jour une base de données fournisseurs par nature ;
- En équipe avec le personnel du projet, participer à l’élaboration des Procédures Opérationnelles Standards SOP pour le fonctionnement des services.
- FORMATIONS ET QUALIFICATIONS :
Formation et expérience professionnelle
- Au minimum licence en Gestion financière et administrative des entreprises et des organisations, Administration des affaires, ou en sciences de gestion
- Au minimum quatre ans d’expérience en gestion administrative de bureau d’une organisation internationale en tant que Manager ou Chargé d’Administration, en particulier des organisations mettant en œuvre des projets financés par l’USAID ;
- Très bonnes connaissances pratiques dans l’approvisionnement et des règles de passation de marché ;
- Très bonnes connaissances du droit social du travail et des pratiques, normes et conventions sociales de travail en République de Guinée.
Compétences interpersonnelles
- Rigoureux, autonome et méthodique dans le travail et apte à prioriser des tâches ;
- Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
- Très motivé à entreprendre des actions et s’impliquer dans la résolution des problèmes récurrents ;
- Disponible à travailler dans un environnement en évolution rapide avec de multiples tâches, et multiculturel;
- Curieux et ayant des aptitudes à organiser et diriger des réunions ;
- La maitrise de l’anglais est un atout.
Compétences en informatique
- Une très bonne maitrise du Microsoft Excel, Word, power point est requise ;
- Une très bonne connaissance de Outlook, d’autres messageries, d’internet, onlines communication est requise ;
- La maitrise de Accès, d’autres logiciels est un atout.
- DOSSIERS DE CANDIDATURE
Les candidats (es) intéressés sont prié(e)s d’adresser leurs candidatures à l’adresse BAGuinea.Applications@gmail.com au plus tard le 25 Septembre 2020 avec en objet la mention « Responsable d’Administration- Breakthrough ACTION Guinée ». Les dossiers de candidature doivent comporter :
- Une lettre de motivation détaillée d’une (1) page au maximum adressée au Chef d’équipe ;
- Un CV actualisé d’au plus trois (3) pages incluant trois personnes de référence.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
NB : Seules les candidatures comportant l’objet susmentionné, répondant aux exigences et soumises dans le délai seront examinées.