Dans le cadre de la préparation de la mise en production du module 1 de l’application, s’est tenu du 17 au 20 janvier 2023, le deuxième atelier fonctionnel juridique dans un complexe hôtelier à Kindia. L’initiative est de l’Agence belge de développement Enabel en collaboration avec le ministère de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation.
L’objectif est de contribuer à l’amélioration durable et sécurisée du système d’état civil guinéen pour prendre en compte les modifications liées à la digitalisation, utiliser le levier digital comme vecteur d’amélioration des pratiques des services producteurs et utilisateurs d’état civil en Guinée.
Longtemps attendue, la réforme visant à moderniser l’état civil via la digitalisation est amorcée en Guinée. Djénabou Touré, la Coordinatrice Nationale de la Réforme de la Modernisation de l’état civil au ministère de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation : « Je voudrais au nom du gouvernement particulièrement au nom de mon ministre de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation, remercier l’ensemble des partenaires qui nous accompagnent notamment l’Union européenne à travers l’Agence Enabel qui finance ce projet pilote sur la digitalisation des faits d’état civil ».
Selon elle, cette opération « consiste à numériser l’ensemble des actes existants liés aux faits d’état civil notamment les actes de naissance, de mariage, et de décès. Mais également d’autres faits d’état civil comme les jugements supplétifs. Donc l’atelier fonctionnel auquel nous participons concerne effectivement la digitalisation des jugements supplétifs lié à la naissance, lié aux décès, liés également au mariage« .
Poursuivant, elle dira que « aujourd’hui, il est question de prendre en compte l’ensemble de l’existence des faits d’état civil de les digitaliser pour constituer un fichier national de l’état civil. A cela s’ajoute l’enregistrement direct des citoyens sur les questions de fait d’état civil notamment la naissance, le mariage, le décès« .
Par conséquent, soutient-elle, « cet atelier concerne uniquement les jugements supplétifs. Nous sommes là avec des magistrats, greffiers en chef et chefs de service d’état civil pour qu’ensemble, nous puissions harmoniser l’élaboration des jugements supplétifs et leur transcription parce qu’un jugement supplétif de naissance n’a de valeur que lorsqu’il est transcrit dans les registres de l’état civil« .
Ainsi donc, « chaque tribunal de première instance a sa forme approprié d’élaboration le jugement supplétif. Il est question d’harmoniser pour qu’à long terme, nous puissions avoir des jugements supplétifs identiques sur tous les faits d’état civil« , indique la Coordinatrice.
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Ces travaux du deuxième atelier fonctionnel juridique du projet pilote d’amélioration du système d’état civil guinéen par l’effet catalyseur de la digitalisation consiste à travailler pour harmoniser les contenus et formats des jugements supplétifs (naissance, mariage, décès) et leur transcription. C’est un processus continu qui nécessite une surveillance et une adaptation constante pour s’adapter aux changements dans les lois et les pratiques.
» Nous venons de supporter la Guinée pour la mise en place d’un nouveau système d’état civil y compris aussi les fuites avec les tribunaux. L’activité à été organisée par Enabel en collaboration avec le MATD avec l’autorisation de nos bailleurs de fonds qui est la Commission Européenne. On va principalement se focaliser sur le fait avec les tribunaux. (…) Il est très important, dans le futur, que quand on fait un jugement supplétif automatiquement ce jugement sera en fait transféré à la commune au moment de signer. Suite à cela, on va avoir un grand gain au niveau du travail à faire dans les communes parce qu’on va récupérer toutes les données du jugement supplétif pour produire dans son inscription » , explique
Michel Luypaert, chef d’équipe DXC.
Les séances de travail, quant à elles, ont essentiellement porté sur la simplification des procédures d’enregistrement en lien avec la dématérialisation, la correction des erreurs matérielles et la création des jugements supplétifs notamment l’harmonisation des formats.
« Nous disons que nous irons effectivement dans le sens de ce projet parce que nous savons que c’est un projet qui est effectivement reconnu et ça sera salutaire pour la réputation de la Guinée et ça va changer. L’état civil ne sera plus du n’importe quoi. Ce sera quelque chose de bien réfléchi et bénéfique pour les citoyens « , affirme Jean Béavogui, secrétaire général chargé des collectivités de la préfecture de Kindia.
Des experts nationaux de l’état civil, des cadres du MATD, de l’office national d’état civil et de l’identification, des chefs de greffes, des présidents de TPI et autres acteurs intervenants dans le domaine ont pris part à ce deuxième atelier fonctionnel juridique.
Au terme de cet atelier, les recommandations suivantes ont été formulées à l’endroit des décideurs et usagers des services d’état civil. Il s’agit entre autres de générer automatiquement un identifiant pour chaque nouveau jugement établi en lien avec sa transcription, de garder les mêmes numéros pour les jugements déjà établis et transcrits, d’indiquer dans la transcription les références du jugement ayant servi à son établissement (jugement supplétif, jugement rectificatif, jugement étranger…) , de délivrer un récépissé à chaque justiciable dès la signature du jugement supplétif, d’attendre que le Tribunal ou la cour statue sur le recours avant de transmettre la décision à la commune pour la transcription, de prendre toutes les dispositions pour la réadaptation de l’article 194 du code civil afin d’éviter à ceux-ci d’avoir deux actes de naissances, d’établir une nouvelle version de l’acte, d’établir un acte modificatif reprenant les détails de la modification, d’identifier les erreurs matérielles, d’adapter la loi guinéenne au nouveau système.