JOHNS HOPKINS BLOOMBERG SCHOOL OF PUBLIC HEALTH
Center for Communication Programs
Breakthrough ACTION Guinea Project
www.breakthroughactionandresearch.org
Titre du Poste : Assistant (e) Administratif (ve)
Superviseur : Directeur Administration et Finances
Lieu d’affectation : Conakry, Guinée
CONTEXTE & JUSTIFICATION
Le Centre des Programmes de Communication de l’Université Johns Hopkins est un leader reconnu dans le domaine de la communication pour la santé avec cinq domaines-clés d’expertise à savoir :
- Le Changement Social de Comportement (CSC),
- La Recherche et Evaluation
- La Gestion de l’information
- La Formation et le renforcement de capacités
- Le Plaidoyer stratégique
La vision de CCP/JHU est celle d’un monde où la communication permet de sauver des vies humaines, d’améliorer la santé des populations ainsi que leur bien-être.
Dans le cadre de ses activités en Guinée, CCP/JHU met en œuvre le projet global Breakthrough ACTION financé par l’USAID. Ce projet utilisera les outils de pointe basés sur des preuves pour promouvoir le changement social de comportement (CSC). Le projet Breakthrough Action Guinée travaillera sur deux (2 composantes essentielles à savoir la composante santé intégré avec un focus sur le paludisme, la PF/Santé de la reproduction , la santé maternelle néonatale et infantile et la composante de l’agenda mondial de la santé qui traitera les questions de maladies émergentes à potentiel épidémiologique dans le contexte de la santé unique.
RESUME DU POSTE
Le/la gestionnaire de bureau est responsable du bon fonctionnement d’un bureau, de sa coordination et de sa supervision. Il assure notamment le traitement du courrier entrant et sortant, l’envoi de mailings, répond au téléphone, gère l’agenda, le travail administratif de différents services et s’occupe des commandes de fournitures de bureau. Il est en charge du classement, de la correspondance et des factures sortantes.
Le/la gestionnaire de gère les dossiers des employés, supervisera l’entretien et le nettoyage du bureau, assurera l’organisation quotidienne du bureau, et fournira un support administratif à l’ensemble des employés du projet. Le/la candidat(e) sera hautement organisée et capable de gérer plusieurs dossiers et les dépenses effectuées par la petite caisse. Le/la gestionnaire de bureau sera responsable des tâches administratives au sein du bureau du projet. Cette personne.
Compétences fonctionnelles
- Assurer le suivi et l’entretien du matériel de bureau et les stocks ; commande des fournitures de remplacement au besoin
- Aider dans le processus d’approvisionnement local de petits matériels et petits équipements.
- Tenir, mettre à jour et classer les dossiers du personnel
- Mise à jour des politiques et procédures du bureau et veiller au respect du règlement intérieur.
- Elaborer des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel (absence, congés…)
- Effectuer le suivi des congés et veiller à la reprise effective par le personnel
- Planifier le calendrier du projet et mettre à jour selon les besoins
- Préparer la logistique pour les réunions, les ateliers et les évènements organisés par le projet
- Assurer la prise de note, rédiger et archiver tous les PV des réunions
- Soutenir le personnel et les partenaires dans le cadre de leur déplacement.
- Superviser le nettoyage et l’embellissement du bureau.
- Assister le personnel et les consultants pour leur déplacement
- Assurer le suivi de l’entretien général des équipements et matériel du bureau.
- Préparer, distribuer et archiver toutes les correspondances par ordre chronologique.
- Assurer le paiement des cotisations sociales et les taxes
- Tenir la petite caisse et assurer le paiement des transactions en cache selon les procédures.
- Tenir à jour le fichier d’inventaire du matériel du projet.
- Réaliser toutes autres taches jugées nécessaires pour le bon fonctionnement du bureau et à l’atteinte des objectifs du projet.
Qualifications :
- Minimum 3 à 4 d’expérience professionnelle entant que gestionnaire de bureau ’assistante de bureau ou administrative.
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale.
- Très bonne connaissance en informatique y compris Microsoft Office (MS Word, Excel, Power)
- Très bonne maitrise de principes de l’organisation et de fonctionnement de bureau
- Excellentes compétences en gestion du temps, capable de prioriser les taches.
- Motivé pour entreprendre des projets supplémentaires et résoudre des problèmes
- Confortable dans un environnement en évolution rapide avec de multiples tâches.
- Capacité à organiser et de gérer plusieurs tâches, de calendriers et d’informations.
- Autonome et capable de travailler avec un minimum de supervision.
- Avoir des connaissances en comptabilité et en gestion de petite caisse.
- La langue de travail reste le Français mais la maitrise de l’Anglais est un grand atout.
Formation :
- BTS en Secrétariat, administration ou comptabilité.
- Une licence en Administration serait un atout.
DOSSIERS DE CANDIDATURE
Les candidats (es) intéressés sont prié(e)s d’adresser leurs candidatures à l’adresse BAGuinea.Applications@gmail.com au plus tard le 05 avril 2019 à 17h00 avec en objet la mention « Assistant (e) Administratif – Breakthrough ACTION Guinée». Les dossiers de candidature doivent comporter:
- Une lettre de motivation détaillée d’une (1) page,
- Un CV à jour d’au plus trois (3) pages avec au moins trois personnes de référence.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
NB Les soumissions qui ne comportent pas l’objet comme indiqué ci-dessus, qui n’incluent pas les documents demandés ou qui sont reçues après la date limite de dépôt de candidature ne seront pas prises en compte.
Conakry, Le 25 mars 2019